Atualmente vivemos na era da “reunião que poderia ter sido um e-mail“, pois ninguém ensina como fazer uma reunião produtiva. Isso se deve, entre diversos fatores, pela falta de instrução em gestão de pessoas e projetos. Ocasionando assim em falta de planejamento e improdutividade.

Caso não esteja com tempo ou paciência para ler esse artigo completo (TL;DR), segue rapidamente um template de preparação para uma reunião:

• Data, local, horário e duração da reunião:
• Contexto da reunião (motivo):
• Tema da reunião:
• Propósito do tema:
• Recursos e/ou materiais necessários:
• Resultado almejado (objetivos e metas):
• Participantes e relevância de cada um (como cada um poderá ajudar):

Entretanto, para otimizar seus resultados e tempo, se quer saber como fazer uma reunião produtiva e eficazes, siga os passos abaixo.

Passo a passo de como fazer uma reunião produtiva

Passo 1 – Defina e comunique a pauta da reunião claramente

Faça uma checklist dos temas a serem abordados na reunião, para que as pessoas envolvidas possam se preparar com ideias, relatórios ou apontamentos sobre as mesmas. Tendo assim uma participação mais ativa. Importante: na pauta deve estar claro os objetivos e metas da reunião, ou seja, se pergunte: o que eu desejo ter em mãos ou definido após a reunião?

Passo 2 – Defina o tempo exato

Não marque uma reunião de 1h ou 30min se esses não forem realmente o tempo que for preciso. Lembre que agora terá reuniões mais produtivas e reuniões mais curtas é o ideal. Assim, caso não seja possível tratar tudo na reunião já iniciada, finalize-a e alinhe com os presentes se é possível estender ou agendar uma nova. Importante: pontualidade é essencial, inicie a reunião mesmo se todos os participantes ainda não estiverem presente, a não ser que um tempo de tolerância tenha sido acordado na pauta.

Passo 3 – Convide as pessoas certas

Com a pauta em mãos, tenha certeza que irá participar na reunião apenas as pessoas que irão ativamente participar e desenvolver os temas para alcançar os objetivos e metas. Portanto, nunca chame ninguém a uma reunião “apenas para ciência”, basta enviar a pauta completa a ela depois de finalizada e também convide os participantes com antecedência. Dica: ao definir os participantes, deve prevenir perguntas como: “O que estou fazendo aqui?”, “Por que fui chamado para essa reunião?” ou “O que esse assunto tem a ver comigo?”

Passo 4 – Mantenha o foco!

Ao longo da reunião não deixe fugir da pauta. Caso apareçam novos tópicos, anote-os para serem abordados futuramente. Sempre que alguém começar a divagar, seja gentil em interromper assim que possível e informar que o assunto será considerado em outro momento. Lembra das metas e objetivos? Assim, se notar que o assunto está fugindo do tópico, se pergunte novamente “o que eu desejo ter em mãos ou definido após a reunião?” e retome o direcionamento.

Passo 5 – Seja ou tenha um(a) líder mediador(a)

Para manter o foco e a reunião se desenvolver com eficácia é necessário delegar uma liderança que irá conduzir os pontos, caso não seja você. Pois, essa pessoa também será responsável pelos demais pontos aqui apresentados. E será ela que irá garantir as entregas necessárias. Uma dica é ser a pessoa responsável pela gestão da equipe, ou a líder na visão dos escolhidos, ou quem é mais familiar com o tema.

Passo 6 – Termine todas as reuniões com uma ata pronta

Caso não seja você a pessoa responsável pela ata, já deixe claro antes da reunião quem irá desenvolver a ata durante a reunião, o ideal é que ao longo dela já estar sendo escrita para no final dela já estar pronta. Portanto, a dica aqui fica para utilizarem o OneNote, no qual ao finalizar pode enviar para os demais presentes adicionarem pontos que acharem válidos.

Passo 7 – Peça feedback do encontro

Ao enviar a ata a todos, informe que não somente podem adicionar as opiniões sobre o tema, mas também inserir o feedback sobre a própria reunião, para que nas próximas sejam ainda mais eficazes. Dica: perguntas como: “O que foi legal na reunião?”, “O que poderíamos fazer de diferente nas próximas?” ou “O que eu poderia ter feito diferente para que essa reunião tivesse sido mais produtiva, mais otimizada ou mais bem planejada?”

Dicas extras

• Já ouviu falar no conceito de “reuniões em pé”, é comprovado que se as pessoas estiverem em pé o foco é aumentado. Pois, literalmente, não há o relaxamento de estar sentado então o corpo fica atento ao que está sendo apresentado.
• Não permita celulares e similares durante a reunião, a não ser que seja necessário para o tema ou o desenvolvimento. Pois, notificações são altamente distrativas e impactam no foco a todo instante.
• O local ideal de uma reunião nem sempre é a famosa sala de reuniões, analise se devido ao público presente não poderia ser num café, almoço ou até mesmo caminhando. Já que, a informalidade pode ser uma porta para opiniões mais sinceras.
• Numa reunião para grandes grupos, lembre de seguir os seguintes passos: apresentação (para quem foram delegados os tópicos acima), contextualização (temas e metas) e detalhamento da dinâmica (como será conduzida).

E pronto! Agora suas reuniões serão otimizadas e caso queira se aprofundar ainda mais na gestão de projetos e pessoas, confira meu artigo sobre Kanban, que será um grande aliado na hora de acompanhar e medir os resultados. Assim como fazer uma reunião produtiva, principalmente para reuniões recorrentes.

E aí? Sente que agora suas reuniões serão ainda melhores? Caso sinta que faltou algo ou discorda de algum passo, comente aí!