Provavelmente você já ouviu do método lean de gestão visual que foca na agilidade, produtividade e praticidade. Entretanto, se já sabe o que é Kanban, por que ainda não usa para tudo?

Ok, claro que não é o melhor método absoluto, cada panela tem sua tampa e o que funciona melhor pra um, nem sempre é o ideal para outro.

Entretanto, é inegável a simplicidade e flexibilidade do Kanban. Esqueça apenas SCRUM e desenvolvimentos de software, você pode usar em casa, no trabalho, em um curso, onde for necessário.

Listas ou Buckets

Para inciar com o método Kanban você precisa pensar inicialmente quais as etapas que estão inseridas no projeto que quer tocar. Por exemplo, o modo como faço a gestão de Marketing é seguindo os princípios:

• TO-DO / BACKLOG / A FAZER: todas as tarefas ainda não iniciadas, mas que se tem a necessidade.
• DEVELOPING / EM EXECUÇÃO: tarefas iniciadas, como levantar informações ou nas primeiras etapas do planejamento.
• READY TO DIAGRAM OR EDIT / PRONTO PARA DIAGRAMAÇÃO OU EDIÇÃO: conteúdos para serem diagramados ou editados e até mesmo a serem redigidos.
• REVIEW / REVISAR: conteúdos prontos e aguardando revisão ou aprovação.
• READY TO SHARE / PRONTO PARA COMPARTILHAR: conteúdos prontos para serem compartilhados.
• BACKUP: tarefas finalizadas para arquivar caso necessário acesso posterior.

Ainda não sei qual o melhor pro meu projeto ou criar as listas

Parta do básico:

• Para fazer
• Planejando
• Executando
• Revisando
• Ajustando
• Finalizado

E assim poderá ajustando conforme for melhor para seu uso ou projeto.

Kanban é isso então? Um monte de listinhas?

Opa, jamais. Ressaltando: Kanban é o método para facilitar a gestão de tarefas da forma mais visual possível. O primeiro passo é criar os Buckets, o segundo é detalhar os cartões de atividades ou post-its caso seja assim que usa.

Utilizo para a gestão do Marketing o Microsoft Planner, unido ao Microsoft Teams, que é como uma junção do Trello + Slack. Portanto, sigo basicamente a estrutura dos cartões de atividades que eles possuem, que pode servir de base para você estruturar melhor suas atividades detalhando:

• Nome / título.
• Progresso, sendo: não inciada, em andamento e concluída. Aqui vale uma ressalva, pois muitos pensam que conflita com as listas, porém o melhor exemplo para não haver confusão é: há uma atividade na lista de revisão que já foi iniciada pela equipe. Porém, o responsável por revisar ainda não iniciou a tarefa de revisão, mas a atividade, como um post, já está em desenvolvimento.
• Prioridade, sendo: baixa, média, importante e urgente.
• Data de início e conclusão.
• Descrição.
• Checklist, se houver.
• Anexos, se houver.
• E tags ou cores, o que irá mais variar em diferentes usos, podendo ser tags de canais digitais, setores de uma empresa e até para filtrar visualmente diferentes projetos.

Benefícios de utilizar um software voltado a Kanban

Atualmente existem dezenas de soluções, como Trello, Asana, Planner, Keep, etc. O Trello é o que mais recomendo para usar pessoalmente e pequenas empresas, porém caso já tenha uma conta corporativa recomendo o Planner. Portanto, o primeiro benefício é que são todos gratuitos.

Se você é time #Post-It tudo bem desenvolver o Kanban em um quadro ou parede, mas os apps dão praticidade devido a:

• Poder criar uma tarefa a qualquer momento pelo app ou navegador;
• Notificar automaticamente responsáveis ao atribuir novas tarefas;
• Acompanhar status gerais através de gráficos;
• Possibilidade de integração com outras ferramentas de produtividade;
• E principalmente acessibilidade a todo momento.

Quando e onde utilizar o Kanban

Heads up! Sempre em todo lugar! Como assim? Vamos ver alguns exemplos abaixo:

• Em casa: pra lembrar de organizar algo, pra montar uma lista de compras, pra não esquecer de tirar o lixo (esqueço toda hora), etc.
• No trabalho: quando alguém de um setor pedir algo, pra acabar com e-mails e unificar tudo em cartões, detalhar etapas de um projeto grande, etc.
• Em qualquer lugar: salvar indicações para ler, ouvir ou ver de amigos; detalhar etapas de projetos pessoais e acompanhar a evolução; ir salvando links daquilo que quer comprar e está pesquisando, como uma viagem; entre milhares de outras opções.

Passei aqui o básico de como pode utilizar Kanban na prática, caso queira se aprofundar, há diversos vídeos, como esse do Viver de Blog que podem lhe ajudar visualmente.

E aí, agora que sabe o que é Kanban, se vê utilizando diariamente? Ficou alguma dúvida ou faltou explicar algo? Diz aí!